Повідомлення про захист даних відповідно до GDPR

1. Призначення цього Повідомлення

Це Повідомлення щодо GDPR пояснює, як “PRE-ORDER Europe” EOOD обробляє персональні дані у зв’язку з вебсайтом, мобільним застосунком, цифровою платформою передзамовлень, акаунтами, платежами B2B і B2C, підтримкою, пілотуванням, аналітикою та іншими сервісами, якщо застосовується Регламент (ЄС) 2016/679 («GDPR»). Воно доповнює Політику конфіденційності PRE-ORDER та надає інформацію для осіб у ЄС/ЄЕЗ і щодо іншої обробки, на яку поширюється GDPR.

PRE-ORDER — інноваційна цифрова інфраструктура fashion-передзамовлень, що поєднує незалежні Бренди й виробників, оптових Покупців і роздрібних Клієнтів. Платформа підтримує майбутні колекції, передоплати, замовлення, комунікації, аналітику та, у міру розвитку, ШІ-прогнозування попиту й функції сталості. Для B2C передбачено Stripe, для умовних платежів B2B — окремого ліцензованого провайдера після активації. Це Повідомлення не змінює договірних обов’язків незалежних сторін.

2. Контролер даних та контактна інформація

Контролером платформи PRE-ORDER є “PRE-ORDER Europe” EOOD, UIC/EIK 208904127, зареєстрована за адресою: Arthur Residential Complex, Block C, Floor 3, Apartment C44, 8229 Sveti Vlas, Nessebar Municipality, Burgas District, Bulgaria (“PRE-ORDER”, “ми”, “нас” або “наш”).

Сайт: https://pre-ordera.com
Контакт з питань конфіденційності: info@b2b-agency.cc

Якщо PRE-ORDER призначить Уповноваженого із захисту даних (DPO) або інший офіційно визначений контакт із питань захисту даних, актуальні контактні дані будуть опубліковані в Політиці конфіденційності або іншому відповідному повідомленні. До цього часу запити за GDPR та питання щодо конфіденційності можна надсилати на адресу, зазначену вище.

3. Коли PRE-ORDER є контролером, а коли контролером може бути інша сторона

PRE-ORDER зазвичай є контролером для адміністрування акаунтів, роботи Платформи, безпеки, керування процесами передзамовлення, аналітики сервісу, підтримки, комплаєнсу, запобігання шахрайству, комунікацій та ШІ-аналітики, якщо визначає цілі й основні засоби обробки.

Незалежні Продавці можуть виступати окремими контролерами персональних даних, необхідних їм для укладення та виконання Договору щодо товару з Покупцем, включно з виконанням замовлення, доставкою, законодавчими гарантіями, безпекою продукції, податками, рахунками та післяпродажним обслуговуванням. Бізнес-покупці також можуть бути контролерами даних, які вони завантажують або використовують для власних бізнес-цілей. Stripe та інші регульовані учасники платіжного ланцюга можуть виступати незалежними контролерами або обробниками для окремих платіжних функцій відповідно до своєї юридичної ролі та умов.

Якщо PRE-ORDER обробляє персональні дані виключно за документованими інструкціями іншого контролера, сторони використовуватимуть належну угоду про обробку даних у випадках, коли вона потрібна. Юридична роль визначається конкретною операцією обробки, а не лише технічною інтеграцією.

4. Особи, на яких поширюється це Повідомлення

роздрібні клієнти та потенційні роздрібні клієнти, які використовують PRE-ORDER для B2C-пошуку та передзамовлень;
оптові покупці, ритейлери та представники бізнес-клієнтів, які використовують PRE-ORDER для B2B-діяльності;
представники, працівники та авторизовані користувачі брендів, виробників та інших Продавців;
учасники пілотування, тестування, опитувань, інтерв’ю або валідації продукту;
особи, які звертаються до підтримки, подають скарги, запитують видалення акаунта або надсилають партнерські чи бізнес-запити;
відвідувачі сайту та користувачі застосунку, технічні й поведінкові дані яких генеруються під час використання PRE-ORDER;
адміністратори, уповноважені працівники підтримки та інші особи, дані яких обробляються для безпеки, аудиту або операційних цілей.

5. Категорії персональних даних

Фактичні категорії даних залежать від вашої ролі та функцій, якими ви користуєтесь. PRE-ORDER може обробляти:

Категорія	Приклади	Основні цілі
Дані акаунта та ідентифікації	Ім’я, email, номер телефону, ID користувача, роль, метадані автентифікації.	Реєстрація, автентифікація, адміністрування акаунта та підтримка.
Бізнес-профіль та дані перевірки	Юридична назва компанії, реєстраційний номер, VAT/податковий ID (за наявності), юридична адреса, країна, уповноважений представник і його повноваження, а за потреби — дані бенефіціарів та KYB-документи.	Онбординг Продавців/Покупців, бізнес-верифікація, антифрод та комплаєнс.
Транзакційні дані та замовлення	ID передзамовлення, колекція/артикул/колір, кількість, ціна, версія прийнятого договору, відповідний MOQ, статус платежу й замовлення, номер транзакції та часові мітки.	Керування передзамовленнями, платежами, виконанням, бухгалтерією та спорами.
Метадані платежів	Ідентифікатори Stripe чи активованого B2B-провайдера, статус платежу/гаманця, сума, валюта, підтвердження надходження, подія утримання/вивільнення/повернення, статус спору; повні дані картки та CVV зазвичай не потрібні.	Платіжна обробка, звірка, запобігання шахрайству, повернення й комплаєнс. PRE-ORDER зазвичай не потребує повних номерів карток або CVV.
Дані доставки та виконання	Контактні дані отримувача, адреса доставки, поштовий індекс, перевізник, статус відправлення та tracking reference.	Відправлення, доставка, повернення, скарги та підтримка виконання.
Поведінкові та interaction-дані	Перегляди товарів/колекцій, wishlist, дії з корзиною, події кампаній, оплачені й неоплачені передзамовлення, конверсія, app/session events.	Аналітика сервісу, покращення продукту, сигнали попиту та ШІ-прогнозування, де застосовується.
Комунікаційні та support-дані	Повідомлення щодо замовлень, вкладення, звернення до підтримки, скарги та листування щодо спорів.	Комунікація, підтримка, врегулювання спорів, безпека й аудит.
Технічні та security-дані	IP/network data, пристрій/браузер/версія застосунку, session data, authentication events, error/security/admin logs.	Безпека, діагностика, антифрод, цілісність сервісу та аудит.
Дані пілотів та зворотного зв’язку	Відповіді на опитування, satisfaction score, NPS, інтерв’ю або якісний feedback.	Пілотна валідація, покращення сервісу та звітність проєкту.
Похідні та агреговані дані	Demand Score, показники конверсії, forecasting variables, агреговані ESG чи performance metrics.	Аналітика, ШІ-прогнозування попиту, валідація та звітність.

6. Дані, які PRE-ORDER не потребує для прогнозування попиту

PRE-ORDER не потребує паролів, повних номерів платіжних карток, CVV/security codes, облікових даних автентифікації, документів, що посвідчують особу, приватних платіжних credentials або вільного тексту приватного чату як ознак для прогнозування попиту. Спеціальні категорії персональних даних за статтею 9 GDPR не потрібні для звичайного прогнозування попиту PRE-ORDER.

Якщо користувач добровільно вводить чутливу інформацію у вільне текстове поле чи чат, PRE-ORDER не буде навмисно вилучати її для навчання моделей попиту. Користувачам слід уникати надсилання чутливої інформації, якщо вона не є дійсно необхідною для конкретної підтримки або юридичної мети.

7. Джерела персональних даних

PRE-ORDER може збирати персональні дані безпосередньо від вас, а також отримувати їх з інших джерел, якщо це необхідно для відповідного сервісу. Такими джерелами можуть бути:

компанія, Бренд, Продавець або Бізнес-покупець, який створює чи керує профілем авторизованого користувача;
Продавець або Покупець, який є контрагентом за замовленням чи передзамовленням;
Stripe та інші учасники платіжного ланцюга, які надають дані про транзакції, автентифікацію, повернення, спори чи виплати;
провайдери доставки, хостингу, комунікацій, безпеки, аналітики, підтримки та інших сервісів;
пілотні компанії, які законно надають операційні дані для тестування й валідації;
ваш браузер, пристрій і застосунок через технічні та interaction-події під час використання PRE-ORDER;
загальнодоступна бізнес-інформація, якщо вона обґрунтовано потрібна для бізнес-верифікації, запобігання шахрайству або due diligence.

Якщо персональні дані отримані з іншого джерела і GDPR вимагає безпосереднього інформування, PRE-ORDER надасть необхідну інформацію у встановлений строк, якщо не застосовується законний виняток.

8. Цілі та правові підстави

PRE-ORDER обробляє персональні дані лише за наявності законної підстави. Підстава залежить від мети та відносин із користувачем. У таблиці нижче наведено основні операції; окреме повідомлення функції або договірний документ може містити більш конкретну інформацію.

Операція обробки	Типова правова підстава	Мета / законний інтерес
Реєстрація, автентифікація та адміністрування акаунта	Виконання договору або дії на запит особи до укладення договору.	Створення й підтримка запитаного акаунта та рольового доступу.
Передзамовлення та облік замовлень	Виконання договору; законні інтереси для операцій Платформи, що не є строго необхідними для договору користувача.	Створення й керування передзамовленнями, угодами щодо колекції, статусами MOQ та доказами замовлення.
Координація платежів B2C та B2B	Виконання договору; юридичний обов’язок; законні інтереси.	Забезпечення платежів B2C через Stripe, а після активації — умовних платежів B2B через ліцензованого партнера; звірка, антифрод і повернення.
Бізнес-верифікація, KYC/KYB, sanctions та fraud controls	Юридичний обов’язок, де застосовується; законні інтереси; необхідність для договору.	Захист користувачів і PRE-ORDER, виконання вимог провайдера платежів, зниження ризику шахрайства чи забороненої діяльності.
Доставка та підтримка виконання	Виконання договору; законні інтереси.	Передача delivery details, підтримка order status і вирішення fulfilment issues.
Підтримка, скарги та спори	Виконання договору; юридичний обов’язок; законні інтереси.	Відповіді на звернення, збереження доказів, скарги та правові вимоги.
Безпека, логування та anti-abuse	Законні інтереси; юридичний обов’язок, де застосовується.	Захист систем, акаунтів, транзакцій і користувачів; розслідування інцидентів та аудит.
Аналітика сервісу та покращення продукту	Законні інтереси після balancing test; consent для device technologies, де воно потрібне.	Оцінка роботи сервісу, покращення зручності та вимірювання використання функцій.
ШІ-прогнозування попиту та бізнес-аналітика	Законні інтереси та/або обробка, пов’язана з договором, залежно від функції; consent лише де доречно.	Відокремлення орієнтовного попиту (перегляди, збереження, корзина) від оплачених передзамовлень, підтверджених провайдером; підтримка рішень Бренду з мінімізацією персональних даних.
Пілоти, валідація та research-related activities	Consent, законні інтереси, договір або інша належна підстава залежно від активності.	Валідація PRE-ORDER, збір feedback і вимірювання KPI.
Юридичні, податкові, бухгалтерські та regulatory records	Виконання юридичних обов’язків.	Зберігання обов’язкових записів і відповіді компетентним органам.
Прямий маркетинг та optional communications	Consent, де потрібне; інакше законні інтереси, де дозволено, з правом opt-out.	Новини PRE-ORDER, оновлення сервісу та бізнес-комунікації.

Якщо PRE-ORDER покладається на законні інтереси, необхідно оцінити необхідність обробки та те, чи не переважають над цими інтересами ваші права, свободи й інтереси. Якщо підставою є згода, ви можете відкликати її будь-коли без впливу на законність обробки до моменту відкликання.

9. Договірно та законодавчо необхідна інформація

Частина персональних даних необхідна для створення акаунта, перевірки бізнесу, оформлення передзамовлення, платежу, доставки або виконання юридичних обов’язків. Де це доречно, форма або transaction flow позначатиме обов’язкові поля. Якщо необхідні дані не надані, PRE-ORDER, відповідний Продавець або Payment Provider можуть не мати можливості надати функцію чи завершити транзакцію.

10. Платежі B2C і B2B та захист даних

Для B2C-передзамовлень обрано Stripe. Погоджена модель B2B передбачає окремого ліцензованого платіжного партнера для отримання, умовного утримання, вивільнення, виплати й повернення коштів за умови укладення договору, підтримки країн і фактичної активації. Mangopay або Lemonway можуть розглядатися як кандидати; їх згадування не означає підключення. Активний провайдер може обробляти дані особи, бізнес-верифікації, бенефіціарів, платіжних рахунків, пристрою, транзакції та ризиків у межах власної правової ролі й повідомлень.

PRE-ORDER зазвичай не потребує повних номерів платіжних карток або CVV. Платформа може отримувати платіжні ідентифікатори, підтверджені провайдером статуси платежу/гаманця, суми, валюти, час, статуси повернень/спорів, події вивільнення й обмежені метадані для роботи та звірки замовлень. Показаний у застосунку баланс не є утриманням коштів PRE-ORDER.

PRE-ORDER не є банком, платіжною установою чи ескроу-агентом. Умовно утримувані або захищені B2B-кошти регулюються правовими й договірними умовами обраного ліцензованого провайдера та не повинні описуватися як чинна функція до її впровадження й розкриття. B2C-платежі через Stripe не є ескроу.

11. Продавці, Покупці, delivery partners та інші одержувачі

Персональні дані можуть розкриватися лише тоді, коли це необхідно для визначеної мети та з урахуванням належних юридичних і договірних гарантій. Одержувачами можуть бути:

незалежний Продавець або Покупець — контрагент за Договором щодо товару;
Stripe та інші регульовані учасники платіжного ланцюга;
провайдери доставки й логістики, обрані для виконання замовлення;
провайдери хостингу, cloud, database, cybersecurity, communications, email, push notifications, analytics, support та інших технологій;
професійні радники, аудитори, страховики та консультанти, якщо це необхідно й за умови конфіденційності;
компетентні органи, суди, регулятори або правоохоронні органи, коли розкриття вимагається законом або необхідне для захисту прав;
правонаступник або сторона законної угоди щодо злиття, фінансування, реорганізації чи передачі всього або частини бізнесу PRE-ORDER із належними гарантіями.

PRE-ORDER не продає персональні дані рекламодавцям. Якщо надалі будуть запроваджені optional advertising або campaign technologies, їх використання регулюватиметься Cookie Policy та застосовними вимогами до згоди.

12. Міжнародні передачі

PRE-ORDER базується в Болгарії, але працює для користувачів ЄС/ЄЕЗ, України та інших країн, де сервіс юридично доступний. Деякі постачальники послуг або контрагенти за транзакціями можуть обробляти дані за межами ЄЕЗ.

Якщо GDPR обмежує передачу персональних даних за межі ЄЕЗ, PRE-ORDER використовуватиме належний механізм передачі, де це потрібно, наприклад рішення про належність, Standard Contractual Clauses, іншу визнану законом гарантію або конкретний виняток GDPR у відповідних випадках. За необхідності також розглядатимуться додаткові технічні, договірні чи організаційні заходи з урахуванням країни призначення, даних і ризику передачі.

Ви можете запросити інформацію про гарантії, що застосовуються до передачі ваших персональних даних, з урахуванням обмежень конфіденційності та безпеки.

13. Зберігання

PRE-ORDER зберігає персональні дані лише стільки, скільки обґрунтовано необхідно для мети, для якої вони були зібрані, а також протягом додаткового періоду, потрібного для юридичних, бухгалтерських, податкових, платіжних, security, dispute, grant або regulatory obligations.

Строк залежить від типу даних і контексту. Наприклад, account data можуть зберігатися, поки акаунт активний, і обмежений час після закриття; order/payment records — протягом періодів, необхідних для договору, бухгалтерії, податків, refunds, chargebacks або legal claims; security logs — пропорційний час для розслідування інцидентів; project/pilot records — протягом строків, встановлених вимогами проєкту й аудиту.

Коли подальша ідентифікація більше не потрібна, персональні дані будуть видалені, безпечно знищені або незворотно анонімізовані, якщо довше зберігання не вимагається чи не обґрунтовується законом.

14. Безпека та privacy by design

PRE-ORDER має дотримуватися принципів data protection by design і by default. Заходи обираються з урахуванням характеру, масштабу, контексту та ризику обробки й можуть включати role-based access, access logging, authentication controls, шифрування під час передачі та зберігання, де доречно, pseudonymisation, відокремлення прямих ідентифікаторів від аналітичних даних, резервні копії, incident procedures та перевірку провайдерів.

Дії адміністраторів мають логуватися, а доступ — обмежуватися відповідно до ролі та операційної необхідності. Жоден захід не усуває всі ризики, але PRE-ORDER підтримуватиме контролі, пропорційні відповідним даним і ризику сервісу.

15. Аналітика на основі ШІ, profiling та людський контроль

PRE-ORDER може використовувати machine-learning і статистичні методи для прогнозування попиту, виявлення patterns, розрахунку demand indicators та формування рекомендацій щодо обсягів виробництва для авторизованих Brand users. Призначення — підтримка бізнес-рішень, а не автономне прийняття виробничих рішень.

Для прогнозів і рекомендацій можуть використовуватися дані про товари, колекції, SKU, історичні або поточні продажі, передзамовлення, конверсію, запаси, виробництво та інші operational signals. Якщо в аналітику потрапляють персональні дані, PRE-ORDER мінімізуватиме прямі ідентифікатори та використовуватиме pseudonymised або aggregated data, де це можливо.

PRE-ORDER не призначений для виключно автоматизованих рішень, які створюють юридичні або подібно значущі наслідки для окремих користувачів. Brand users залишаються відповідальними за остаточні виробничі рішення та можуть прийняти, змінити або відхилити рекомендацію. Security/fraud tools можуть автоматично визначати risk signals або пріоритезувати review, але будь-яке юридично значуще solely automated decision має відповідати гарантіям, передбаченим законом.

Де це доречно, авторизованим користувачам може надаватися інформація про основні input-factor groups, версію моделі, confidence/uncertainty, constraints, сформовану рекомендацію та людське рішення після перевірки. PRE-ORDER не стверджує, що neural-network model може надати ідеальне причинне пояснення кожної внутрішньої математичної операції.

16. Оцінка впливу на захист даних (DPIA)

Перед початком обробки, яка, ймовірно, створює високий ризик для осіб, PRE-ORDER оцінюватиме необхідність Data Protection Impact Assessment за статтею 35 GDPR. До факторів належать behavioural analytics, profiling, systematic monitoring, поєднання наборів даних, AI-based processing, масштаб, категорії суб’єктів і чутливість даних. Якщо DPIA потрібна, її буде завершено до початку відповідної high-risk processing activity.

17. Порушення захисту персональних даних

PRE-ORDER підтримує процедури для виявлення, оцінювання та реагування на personal data breaches. Якщо порушення, ймовірно, створює ризик для осіб, PRE-ORDER повідомить компетентний supervisory authority у строк, передбачений GDPR. Якщо порушення, ймовірно, створює високий ризик для постраждалих осіб, PRE-ORDER також повідомить цих осіб, якщо не застосовується законний виняток.

Користувачам і бізнес-партнерам слід негайно повідомляти про підозру на компрометацію акаунта, credentials або даних Платформи на info@b2b-agency.cc.

18. Ваші права за GDPR

За умов і з обмеженнями, передбаченими GDPR, ви можете мати такі права:

Право на інформацію — отримувати зрозумілу інформацію про обробку персональних даних.
Право доступу — отримати підтвердження обробки, копію даних та пов’язану інформацію.
Право на виправлення — виправити неточні та доповнити неповні дані.
Право на видалення — вимагати видалення, якщо виконані законні умови.
Право на обмеження обробки — вимагати обмеження у визначених законом випадках.
Право на переносимість даних — отримати певні надані вами дані у структурованому, поширеному та machine-readable форматі й, де технічно можливо, передати іншому контролеру.
Право на заперечення — заперечити проти обробки на підставі законних інтересів з причин, пов’язаних із вашою ситуацією, та будь-коли заперечити проти direct marketing.
Право відкликати згоду — якщо обробка ґрунтується на consent, без впливу на законність попередньої обробки.
Права щодо solely automated decision-making — якщо застосовується стаття 22 GDPR, користуватися передбаченими законом гарантіями, включно з human involvement, де це потрібно.
Право подати скаргу — звернутися до компетентного органу із захисту даних.

19. Як реалізувати свої права

Ви можете надіслати privacy/GDPR request на info@b2b-agency.cc. Опишіть право, яке хочете реалізувати, та надайте достатньо інформації для ідентифікації відповідного акаунта або взаємодії. Не надсилайте повні дані платіжної картки або паролі.

PRE-ORDER може запросити обґрунтовану інформацію для перевірки особи перед виконанням запиту, особливо якщо розкриття чи видалення може вплинути на акаунт, транзакцію або іншу особу. Verification data обмежуватимуться пропорційним рівнем.

PRE-ORDER відповість без невиправданої затримки та, як правило, протягом одного місяця після отримання дійсного запиту. У випадках, дозволених GDPR, строк може бути продовжений для складних або численних запитів; тоді заявника повідомлять про продовження та причини. Запити зазвичай безкоштовні, хоча GDPR допускає розумну плату або відмову для явно необґрунтованих чи надмірних запитів у визначених випадках.

20. Видалення даних, закриття акаунта та збереження транзакційних записів

Закриття або видалення акаунта PRE-ORDER не завжди означає негайне видалення кожного запису. PRE-ORDER може зберігати обмежені дані, якщо вони необхідні для відкритих замовлень, refunds, chargebacks, fraud prevention, tax/accounting records, legal claims, regulatory obligations, security, product-safety matters, grant/audit requirements або підтвердження попередніх транзакцій.

Якщо збережені дані більше не потрібні для активного використання, доступ до них буде обмежений відповідно до мети зберігання. Дані, які можна законно видалити або анонімізувати, будуть оброблені відповідним чином після завершення строку зберігання.

21. Прямий маркетинг і комунікації

Сервісні повідомлення, необхідні для акаунта, замовлення, платежу, security event або legal notice, не є маркетингом і можуть надсилатися, якщо це потрібно для надання сервісу або виконання закону.

Optional marketing communications використовуватимуть правову підставу, яку вимагає застосовне право. Якщо потрібна згода, PRE-ORDER отримає її до надсилання. Від optional marketing можна відписатися через посилання, налаштування або контакт із нами. Opt-out може зберігатися у suppression list, щоб поважати ваш вибір.

22. Cookies та подібні технології

Сайт і застосунок PRE-ORDER можуть використовувати cookies, SDKs, local storage, device identifiers та подібні технології для core operation, security, preferences, analytics і, якщо ввімкнено, optional campaign measurement або advertising. Детальні категорії, підхід до consent та актуальні провайдери описані в Cookie Policy PRE-ORDER і відповідному Cookie Settings interface.

23. Діти

PRE-ORDER призначений для дорослих і бізнес-користувачів та не спрямований на дітей. Для створення акаунта або укладення транзакції користувач, як правило, має бути не молодшим за 18 років. Якщо PRE-ORDER дізнається, що персональні дані дитини були зібрані всупереч застосовним правилам, буде вжито розумних заходів для їх видалення або іншої законної обробки.

24. Скарги та наглядові органи

Якщо ви вважаєте, що PRE-ORDER незаконно обробив персональні дані, рекомендуємо спочатку звернутися до нас, щоб ми могли перевірити питання. Це не обмежує ваше право подати скаргу до компетентного supervisory authority із захисту даних, у тому числі до органу в державі ЄС/ЄЕЗ вашого звичайного місця проживання, місця роботи або місця ймовірного порушення, де це застосовується.

25. Зміни до цього Повідомлення

PRE-ORDER може оновлювати це Повідомлення щодо GDPR у зв’язку зі змінами Платформи, processing activities, service providers, законодавства або regulatory guidance. Про суттєві зміни буде повідомлено через сайт, застосунок, акаунт або інший належний канал, де це потрібно. Поточна опублікована редакція міститиме дату набрання чинності.

26. Взаємозв’язок з іншими документами PRE-ORDER

Це Повідомлення слід читати разом із Privacy Policy, Cookie Policy, Terms of Service, Platform Terms, Buyer Agreement, Seller Agreement, Payment & Prepayment Policy, Escrow & Payment Disclosure та спеціальними повідомленнями про конфіденційність. У разі суперечності перевагу має обов’язкове законодавство про захист даних.

27. Контакти

PRE-ORDER Europe EOOD
UIC/EIK 208904127
Arthur Residential Complex, Block C, Floor 3, Apartment C44, 8229 Sveti Vlas, Nessebar Municipality, Burgas District, Bulgaria
Сайт: https://pre-ordera.com
Контакт з питань конфіденційності: info@b2b-agency.cc